I direttori di un campeggio hanno il compito di gestire un processo continuo che dura tutto l'anno, con l'obiettivo di garantire che tutto funzioni senza intoppi durante la stagione estiva. Per aiutare nella gestione del campeggio, esistono i software di gestione specifici per questo settore: i gestionali per campeggio
Tuttavia, trovare la piattaforma giusta per il proprio campeggio può essere una sfida, vista la vasta gamma di opzioni disponibili sul mercato.
La sfida infatti è trovare una piattaforma di gestione del campo che si adatti perfettamente al tuo flusso di lavoro. Ma ecco una strategia che può aiutarti lungo la strada: fai le domande giuste.
Esattamente: la scelta del software di gestione del campeggio dovrebbe essere come un colloquio per un nuovo dipendente: è importante fare le domande giuste per trovare la soluzione migliore.
Le 20 domande che ti proponiamo in questo articolo ti permetteranno di fare un acquisto informato e ti consentiranno di lavorare in modo più intelligente.
Perciò non ti rimane che oppure scaricare la mia1. In che modo il software mi aiuterà a lavorare in modo più intelligente?
Una piattaforma di gestione del campo ha molti usi pratici. Ma molti di loro potrebbero non essere ovvi. Ecco perché iniziare con una domanda ampia ti darà informazioni su:
- cos'è il software di cui stiamo parlando
- cosa può aiutarti a fare.
Una semplice definizione: un gestionale per campeggio è uno strumento per organizzare i tuoi dati, come i moduli dei campeggiatori e gli orari dei trasporti. Ma fa molto di più dell'archiviazione dei dati. E’ infatti una piattaforma unificata che semplifica il flusso e la raccolta dei dati e la condivisione di tali dati con il personale.
Puoi pensarlo come un archivio digitale centralizzato a cui puoi consentire ai tuoi vari team di accedere. Avendo quell'unica fonte di dati, i membri del tuo staff avranno la possibilità di prendere decisioni informate più velocemente.
2. Quali aree del campo supporta il software?
Ecco alcune buone notizie: molti fornitori di tecnologia da campo offrono i loro programmi à la carte. In altre parole, paghi solo per i moduli che usi.
Quindi assicurati che il software abbia le funzionalità di cui hai bisogno. Chiedi informazioni sui tipi di moduli disponibili. Alcuni dei più popolari includono:
- registrazione del check-in online (cioè software che consente ai genitori di registrarsi e pagare online)
- gestione delle prenotazioni
- invio delle comunicazioni per e post arrivo
- reportistica sui flussi e sui fatturati
- gestione delle materie prime
- gestione dei dipendenti
- reportistica sull’efficacia del marketing aziendale
3. E la tecnologia che sto usando attualmente?
I titolari di un campeggio sanno quanto sia importante investire nella gestione dei dati e nel marketing per il successo del loro business. Tuttavia, gli investimenti precedenti non devono per forza andare sprecati quando si sceglie un nuovo gestionale del campeggio.
Molte tecnologie, infatti, possono lavorare insieme ai sistemi legacy già esistenti, garantendo la massima compatibilità e riducendo il rischio di perdere dati importanti.
Quando si sceglie un nuovo software di gestione del campeggio, è importante chiedere informazioni sulla compatibilità con l'hardware, il software di database e le apparecchiature IT esistenti.
Ad esempio, molte piattaforme di gestione del campeggio possono accettare dati da piattaforme CRM esistenti, garantendo che tutti i dati sui camper che sono stati raccolti nel corso degli anni non vadano persi e si adattino perfettamente ai nuovi flussi di lavoro.
4. In che modo mi aiuterà a essere più efficiente? Può davvero adattarsi alle mie operazioni esistenti?
Quando si sceglie un nuovo software di gestione del campeggio, è importante considerare come il software può adattarsi alle operazioni esistenti e migliorare l'efficienza del lavoro quotidiano.
Il miglior software di gestione del campeggio dovrebbe adattarsi perfettamente al flusso di lavoro esistente del campeggio e contribuire a rendere le attività critiche, come la gestione delle prenotazioni e dei pagamenti, più facili, efficienti e veloci.
I venditori del software dovrebbero aiutare i direttori del campeggio a capire come il software può migliorare l'efficienza delle loro operazioni quotidiane attraverso delle DEMO o dei periodi di prova-
Tuttavia, è importante sperimentare il software in prima persona per capirne il funzionamento e il grado di compatibilità con le operazioni esistenti. Una demo del software può offrire uno sguardo pratico su come funziona, quanto facilmente si capisce e come può migliorare l'efficienza del lavoro.
5. Il software è facile da usare?
Quando si sceglie un software di gestione del campeggio, è importante considerare se il software è facile da usare per il personale del campeggio che non è esperto in informatica.
Un buon punto di partenza è scegliere un fornitore che si concentra esclusivamente sulle esigenze dei campeggi e che capisca il lavoro che viene svolto nel campeggio. Questo garantisce che il software sia progettato per essere utilizzato dai professionisti del campo e si allinei alle esigenze specifiche del campeggio.
Tuttavia, è importante porre domande specifiche sul livello di accessibilità del software e sul supporto fornito dall'azienda.
Ad esempio:
- il software è accessibile per il personale non tecnico?
- L'azienda offre video, guide pratiche e formazione online per aggiornare i membri del personale del campeggio?
- Forniscono supporto utile via telefono?
6. Qual è la tempistica realistica per l'implementazione?
Quando si sceglie un software di gestione del campeggio, è importante considerare la tempistica realistica per l'implementazione del software.
Molti venditori del software promettono un'installazione rapida, ma la verità è che l'implementazione dipende da una serie di variabili.
La società di software dovrebbe chiedere informazioni sul campo e fornire una valutazione realistica in base alla difficoltà della migrazione dei dati, al tipo di dati che devono essere migrati e al numero di utenti, tra altri fattori.
Un suggerimento utile è chiedere al venditore quanto tempo ci è voluto per implementare la soluzione in campeggi simili in termini di dimensioni ed età al tuo. Questo può darti un'idea realistica della tempistica dell'implementazione del software.
7. Qual è il mio ruolo nella preparazione del software?
Come direttore del campeggio, è importante scegliere un fornitore di software di gestione del campeggio che offra un supporto completo durante l'implementazione del software.
Il miglior software di gestione del campeggio è progettato per una rapida distribuzione, ma trovarsi di fronte alla migrazione dei dati e all'integrazione del software può comunque richiedere tempo e sforzi.
Assicurati di trovare un fornitore che offra un supporto completo, dalla valutazione delle tue esigenze specifiche alla migrazione dei dati e alla formazione del personale.
Un buon fornitore di software di gestione del campeggio dovrebbe essere disponibile per rispondere alle tue domande e fornire consulenza durante l'intero processo di implementazione. Dovrebbero anche essere in grado di conoscere i tuoi dati esistenti, determinare quanto difficile potrebbe essere il progetto di migrazione e offrire una mano attraverso il progetto.
Il tuo ruolo come direttore del campeggio sarà di fornire informazioni sulle esigenze specifiche del campeggio, collaborare con il fornitore del software per la migrazione dei dati e garantire che il personale del campeggio sia formato sull'utilizzo del nuovo software.
8. Come si integra la piattaforma nel mio sito web?
Hai speso molto tempo e risorse per costruire un bellissimo sito web. E l'ultima cosa che vuoi fare è collegare un app di prenotazione sul tuo sito che è un pugno nell'occhio.
Ciò non solo danneggerebbe l'immagine del tuo Brand, ma potrebbe anche confondere o allarmare i visitatori. Non vuoi farlo. Vuoi che si sentano come se non se ne fossero mai andati. E i migliori fornitori capiscono quanto sia importante. Quindi sii diretto e chiedi esempi.
9. Il software è ospitato? Pago i costi di archiviazione dei dati?
Ecco un termine che potresti sentire mentre fai acquisti: SaaS o Software as a Service.
Sembra un po’ complesso, ma l'idea è facile da comprendere. In sostanza, significa che gli utenti pagano una quota di abbonamento e quindi possono accedere al software via web.
Ancora più importante, i programmi SaaS sono "ospitati", il che significa che lo sviluppatore del software gestisce l'infrastruttura IT del software, la manutenzione e l'archiviazione dei dati. Un programma SaaS avvantaggia il tuo campo in alcuni modi fantastici:
- Minori costi iniziali, ovvero nessuna spesa in conto capitale per il nuovo hardware
- Riduzione dei costi di manutenzione IT
- Mobilità, poiché è possibile accedere al software da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet
I programmi non ospitati, che non sono piattaforme basate sul Web o online, richiedono l'hosting dei dati sul proprio server. Durante la ricerca di opzioni, assicurati di capire come viene consegnato il software, dove sono archiviati i tuoi dati e chi è responsabile della gestione dei dati.
10. Qual è il costo reale di proprietà?
Il Prezzo è probabilmente in cima alla tua lista di preoccupazioni e, per molti clienti, parlare di numeri può essere snervante. Ma non dovrebbe esserlo.
Alcune regole empiriche: scegli un fornitore trasparente sui prezzi.
Non dovresti essere tenuto a pagare costi nascosti, costi di registrazione o costi di manutenzione. Dovresti infatti avere un'idea esatta degli obblighi finanziari. Assicurati di aver capito:
- Costi di abbonamento mensili
- Quanti utenti sono inclusi nel piano (o se potresti aver bisogno di licenze aggiuntive)
- Se sono disponibili prezzi à la carte per moduli specifici
- Commissioni di elaborazione della carta di credito (se si utilizza la registrazione online)
11. I dati del mio campeggiatore saranno al sicuro?
La sicurezza dei dati è una delle tue principali preoccupazioni. È comprensibile. Il tuo campeggio probabilmente accetta molte informazioni sensibili. E la tua reputazione conta sulla protezione di tali dati.
È probabile, tuttavia, che tu non sia un esperto di sicurezza dei dati.
E i venditori non dovrebbero aspettarsi che tu lo sia. Invece, dovrebbero cercare di rendere accessibili questi complessi argomenti tecnologici, in modo da capire come vengono protetti i dati online. Assicurati di chiedere:
- Quali misure di sicurezza vengono utilizzate per crittografare e proteggere i dati?
- Chi può accedere ai dati? L'azienda controlla questo accesso?
- Dove vengono archiviati i dati? I dati sono archiviati su un cloud pubblico o privato?
La sicurezza dei dati include anche le misure adottate dal fornitore per prevenire la perdita di dati. Per ulteriori informazioni sulla prevenzione della perdita di dati, è possibile chiedere:
- Quali misure di backup utilizza il fornitore?
- Puoi accedere ai tuoi dati in caso di interruzione di corrente?
- E come fa il fornitore a prevenire i tempi di inattività?
12. Posso personalizzare la piattaforma per allinearla alle mie esigenze?
La tecnologia non è come comprare viti. Non dovresti acquistare le taglie disponibili e accettare la vestibilità. I migliori strumenti di gestione del campo consentono opzioni per la sartoria e la customizzazione più estrema.
E in effetti tu dovresti avere il pieno controllo sul gestionale per adattarlo perfettamente al tuo campeggio.
Chiedi informazioni sulla personalizzazione.
Dovresti essere in grado di impostare parametri e protocolli per l'archiviazione dei record; per creare moduli personalizzati che raccolgano le informazioni necessarie; e per combinare e abbinare moduli software che si adattano a esigenze specifiche della tua organizzazione.
13. Come si svolge il processo di pagamento?
Accettare pagamenti online è essenziale nel mercato di oggi. Aiuta i clienti a risparmiare tempo, incoraggia il pagamento puntuale e può migliorare il flusso di cassa.
Ma se sei nuovo ai pagamenti online, è difficile visualizzare come funziona tutto. Ecco alcune domande da porsi che ti faranno sembrare un esperto di e-commerce:
- Che tipo di programma di pagamento è disponibile? Addebito automatico? Piani di pagamento?
- Come vengono gestiti i pagamenti? L'azienda utilizza un processore di terze parti?
- Quali tipi di commissioni sono associate all'elaborazione delle carte di credito?
- Quali tipi di pagamenti sono inclusi? ACH? Credito e debito? PayPal?
14. Il software è stabile? È affidabile?
Questo argomento è un po 'tecnico, ma abbi pazienza, è un parametro importante da capire.
La "stabilità" del software si riferisce alla funzionalità di un prodotto nel tempo. Il software che funziona perfettamente ogni volta, con tempi di inattività minimi e che non si blocca inaspettatamente è "stabile".
L'affidabilità, d'altra parte, si riferisce alla maturità dei prodotti, nonché alla sua capacità di recuperare i dati in caso di interruzione.
Hai bisogno di un prodotto stabile e affidabile. Alcuni indicatori di affidabilità per un gestionale camping includono:
- un prodotto che ha longevità nel settore del campeggio
- software che viene aggiornato regolarmente
- azienda che utilizza le ultime innovazioni.
15. Il software viene aggiornato regolarmente? Con quale frequenza vengono introdotte nuove funzionalità?
Le grandi software house ascoltano i loro clienti. Chiedono regolarmente un feedback. E sono disposti a implementare modifiche, nuove funzionalità e aggiornamenti quando i clienti li richiedono.
Chi non vorrebbe un partner tecnologico del genere?
Ma sfortunatamente, non tutti sono disposti a fare così tanto per i loro clienti.
Quindi assicurati di imparare come vengono gestiti gli aggiornamenti:
- Sono disposti a lavorare con i singoli campi per aggiungere funzionalità?
- Vengono aggiunte regolarmente nuove funzionalità o aggiornamenti?
- Con quale frequenza vengono introdotte le patch?
16. In che modo il software gestisce l'input dei dati dai clienti?
Quando si sceglie un software di gestione del campeggio, è importante considerare come il software gestisce l'input dei dati dai clienti.
Il software può semplificare il modo in cui accetti le informazioni dai clienti, ad esempio la registrazione online o la raccolta di moduli online, risparmiando tempo al personale del campeggio.
Tuttavia, ci sono alcune considerazioni importanti da fare quando si sceglie un fornitore di software di gestione del campeggio.
- In primo luogo, il software dovrebbe essere facile da usare, anche per coloro che non sono esperti di tecnologia.
- In secondo luogo, è importante chiedere come possono essere presentati i moduli.
Ad esempio, il gestionale campeggio dovrebbe consentire di creare moduli online personalizzabili e accettare moduli e documenti scansionati. Inoltre, il software dovrebbe essere in grado di gestire l'input dei dati dei clienti in modo sicuro e conforme alle normative sulla privacy dei dati.
Il software dovrebbe inoltre consentire al personale del campeggio di accedere alle informazioni dei clienti in modo efficiente e veloce per garantire un'esperienza di vacanza di alta qualità ai propri ospiti.
17. Il software crescerà con la mia azienda?
Quando si sceglie un software di gestione del campeggio, è importante considerare se il software è scalabile e può crescere con la tua azienda.
Un software scalabile può essere facilmente adattato alle tue esigenze attuali e future, consentendo di aggiungere nuove funzionalità o di espandere il software per gestire una maggiore quantità di dati e utenti.
Inoltre, un software scalabile consente di implementare singoli moduli in fasi nel tempo, in modo da poter aggiungere funzionalità in base alle esigenze della tua azienda.
Ad esempio, potresti iniziare con la registrazione online e la gestione prenotazioni, per poi aggiungere ulteriori moduli e funzionalità come la gestione del team, un eCommerce interno al campeggio o il modulo per inviare newsletter al database clienti.
Un software di gestione del campeggio scalabile può anche essere utile se si desidera espandere il proprio business, ad esempio aggiungendo nuovi campeggi o servizi. Il software dovrebbe essere in grado di gestire l'aggiunta di nuovi campeggi e di adattarsi alle esigenze specifiche di ogni campeggio.
18. Che tipo di assistenza clienti offre il Venditore?
Sei nel bel mezzo dell’ata stagione e all’improvviso hai problemi ad accedere ai tuoi registri. Hai bisogno di aiuto velocemente, ma il fornitore non risponde al telefono perché è una domenica di luglio. Questo scenario può essere un incubo da cui non potrai svegliarti fino al successivo lunedì mattina.
Ma può essere evitato selezionando un fornitore con un'assistenza clienti costante e accessibile.
Alcune domande che dovresti porre:
- Collaborerai con uno specialista dell'account?
- Come e quando puoi connetterti con l'azienda? 24/7? Tramite messaggistica, e-mail o telefono?
- Quali tipi di problemi possono essere risolti tramite l'assistenza clienti?
19. Come è progettata la piattaforma per la collaborazione?
Quando si sceglie un software di gestione del campeggio, è importante considerare come la piattaforma è progettata per la collaborazione. Una piattaforma di collaborazione ben progettata consente al personale di lavorare più velocemente e di migliorare la condivisione delle conoscenze e delle informazioni.
Innanzitutto, è importante considerare quanti utenti hanno accesso ai dati e alle informazioni. Il software dovrebbe consentire di assegnare ruoli e permessi a diversi utenti, in modo che solo le persone autorizzate possano accedere alle informazioni sensibili dei clienti.
Inoltre, è importante valutare se il software consente di inviare facilmente messaggi o report ai colleghi e di ricevere notifiche automatiche quando vengono aggiornati i dati o quando si aggiungono nuove informazioni. Questo facilita la comunicazione tra il personale e migliora la collaborazione.
Inoltre, il software dovrebbe facilitare la condivisione delle conoscenze attraverso funzionalità come la creazione di chat di gruppo, la condivisione di documenti e la collaborazione su progetti. In questo modo, il personale può lavorare insieme in modo più efficace e migliorare la produttività.
20. I miei dati sono portabili? Posso accedervi offline?
Quando si sceglie un software di gestione del campeggio, è importante valutare se i dati sono portabili e se è possibile accedervi offline.
Innanzitutto, è importante considerare se il software consente di esportare i dati in un formato portatile, come CSV o Excel. Questo consente di trasferire facilmente i dati tra diverse piattaforme o di effettuare backup dei dati in modo sicuro.
Inoltre, è importante valutare se il software consente di accedere ai dati offline. Ad esempio, il software potrebbe consentire di scaricare rapporti che possono essere stampati e trasportati negli appunti di un consulente. In questo modo, il personale del campeggio può accedere ai dati anche quando non c'è una connessione Wi-Fi disponibile.
Tuttavia, è importante notare che alcune funzionalità potrebbero richiedere una connessione Internet per funzionare correttamente, come l'accesso in tempo reale ai dati dei clienti o la condivisione di informazioni tra il personale del campeggio.
Pertanto, è importante valutare le funzionalità del software e scegliere una soluzione che offra un equilibrio tra funzionalità offline e online.
Fare le domande giuste ti aiuterà a trovare la soluzione perfetta
Mentre valuti i vari gestionali per campeggio presenti sul mercato, sei sicuramente destinato a imbatterti in argomenti tecnologici che semplicemente non puoi capire.
Ed è giusto che sia così.
Sei un gestore di campeggio, dopo tutto, non un professionista IT.
Per questo è molto importante che tu ricordi quanto segue: se qualcosa non è chiaro, non esitare a chiedere. I migliori fornitori di tecnologia da campo sono felici di renderti accessibili tecnologie complesse.
Detto questo, se hai bisogno di assistenza sui migliori gestionali per campeggio, devi sapere che io ne ho provati decine per il mio campeggio e posso quindi consigliarti sulla base di un’esperienza decennale.
Perciò non ti rimane che CONTATTARMI oppure scaricare la mia GUIDA GRATUITA